Die E-Rechnung im Bundeskartellamt

Allgemeine Informationen zur E-Rechnung im BKartA

Seit dem 27. November 2020 ist die elektronische Rechnungsstellung an die gesamte Bundesverwaltung verpflichtend. Alles, was Sie für den elektronischen Rechnungsaustausch mit uns wissen müssen, ist nachfolgend beschrieben.

Wir bitten Sie, von der Möglichkeit einer elektronischen Rechnungsstellung Gebrauch zu machen, selbst wenn Sie dazu nicht gesetzlich verpflichtet sein sollten. Als Rechnungssteller profitieren Sie u.a. von folgenden Vorteilen:

effizientere Arbeitsabläufe, kürzere Durchlaufzeiten, schnellere Rechnungsbegleichung
Kostenersparnis für Papier, Druck und Porto

Bei Fragen zur elektronischen Abrechnung Ihres bestehenden Auftrags mit dem BKartA wenden Sie sich bitte an: zahlungen@bundeskartellamt.bund.de. Wir werden uns dann umgehend mit Ihnen in Verbindung setzen.

Informationen zur Übermittlung von E-Rechnungen im BKartA

Die folgenden Hinweise richten sich an Rechnungssteller, die zur elektronischen Rechnungsstellung aufgefordert sind oder sich grundsätzlich mit dieser Thematik auseinandersetzen wollen.

1. Übermittlung von E-Rechnungen

E-Rechnungen können nicht über E-Mail-Adressen des Bundeskartellamtes empfangen werden.

Das Bundeskartellamt empfängt elektronische Rechnungen ausschließlich über die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE). Die ZRE erreichen Sie unter xrechnung.bund.de. Über die Website der ZRE erhalten Sie auch weiterführende Informationen zu Nutzungsbedingungen und Kontaktdaten des Nutzersupports.

Sofern eine Software zur elektronischen Rechnungsstellung genutzt wird, stehen in der ZRE folgende Übertragungskanäle zur Verfügung: Peppol, E-Mail, De-Mail sowie der manuelle Upload. Alternativ besteht die Möglichkeit, eine E-Rechnung über eine Weberfassung manuell zu erfassen und auf der Plattform einzureichen. Der vom Rechnungssteller präferierte Übertragungsweg ist vor dem Rechnungsversand auszuwählen.

Übertragungskanal Peppol: Beim elektronischen Rechnungsaustausch mit dem BKartA lautet die Peppol Participant-ID: 0204 991-02380-92.

2. Inhalte einer E-Rechnung

Eine E-Rechnung an das Bundeskartellamt muss gemäß § 5 E-Rechnungs-Verordnung (ERechV) und den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen (vgl. hierzu § 14 UStG) mindestens folgende Angaben enthalten:

Leitweg-Identifikationsnummer – Die Leitweg-ID wird Ihnen bei der Auftragserteilung durch das Bundeskartellamt im Auftragsdokument mitgeteilt. Eine einmal mitgeteilte Leitweg-ID ist immer gültig. Die Leitweg-ID des Bundeskartellamtes lautet: 991-02380-92.
Zahlungsbedingungen oder alternativ das Fälligkeitsdatum
Bankverbindungsdaten des Zahlungsempfängers
E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers
Aktenzeichen – In der Auftragserteilung gibt Ihnen das Bundeskartellamt in der Regel das Aktenzeichen mit. Gemäß § 5 Abs. 2 Nr. 2 ERechV ist dieses dann verpflichtend mit anzugeben. Über das Aktenzeichen wird eine Zuordnung der Rechnung zum Auftrag sichergestellt.

Rechnungsbestandteil	Datenfeld Standard XRechnung	Angabe des Bundeskartellamtes
Identifikationsnummer (Leitweg-ID) Technisches Pflichtfeld	Leitweg-ID (BT-10)	Leitweg-ID BKartA: 991-02380-92
Aktenzeichen Kein technisches Pflichtfeld, aber Angabe rechtlich verpflichtend, wenn vorgegeben!	Bestellnummer (BT-13)	Das Bundeskartellamt vergibt grundsätzlich zu jedem Auftrag ein Aktenzeichen. Bitte entnehmen Sie die zu verwendende Bestellnummer stets dem aktuellen Auftragsdokument.
Lieferantennummer Kein technisches Pflichtfeld, aber Angabe rechtlich verpflichtend, wenn vorgegeben!	Kennung (BT-29)	Eine Lieferantennummer wird für die E-Rechnungsbearbeitung beim Bundeskartellamt derzeit nicht benötigt.
Umsatzsteuer-ID/Steuernummer	Umsatzsteuer-ID/Steuernummer (BT-31/BT-32)	Das Bundeskartellamt hat als Behörde keine Steuernummer. Hier können Sie im entsprechenden Datenfeld nach der Länderkennung DE die Felder nullen.

Informationen zu rechnungsbegründenden Unterlagen

Rechnungsbegründende Unterlagen bzw. Anlagen sind in den Rechnungsdatensatz einzubetten und dürfen nicht als Anhang einer E-Mail oder De-Mail versendet werden.

Zentrale Informationsseite der E-Rechnung im Bund

Weitere grundlegende Informationen zur elektronischen Rechnungsstellung finden Sie auf der zentralen E-Rechnungswebseite des Bundes: https://www.e-rechnung-bund.de/

Häufig gestellte Fragen

Bin ich zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet?

Die ERechV des Bundes verpflichtet im Rahmen von öffentlichen Aufträgen einerseits die öffentliche Verwaltung zum Empfang von elektronischen Rechnungen, andererseits die Lieferanten und Dienstleister des Bundes zum Versand von elektronischen Rechnungen. Dabei regelt die ERechV die Fristen, die Übertragungswege, den Datenstandard sowie Ausnahmen des elektronischen Rechnungsaustauschs.

Grundsätzlich gilt die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung an den Bund seit dem 27. November 2020. Die Ausnahmen werden in der Verordnung geregelt und sind wie folgt beschrieben:

Rechnungen, die nach Erfüllung eines Direktauftrags bis zu einem Betrag von 1.000,00 Euro netto gestellt werden
Rechnungen, die den Ausnahmeregelungen nach § 8 oder § 9 ERechV unterliegen (geheimhaltungsbedürftige Rechnungsdaten sowie Angelegenheiten des Auswärtigen Dienstes und der sonstigen Beschaffungen im Ausland)

Unabhängig von der gesetzlichen Verpflichtung kann sich eine Pflicht zur Einreichung von E-Rechnungen auch aus dem jeweilig zugrundeliegenden Auftrags- bzw. Vertragsverhältnis ergeben.

Wie kann die E-Rechnung im Standard XRechnung erstellt werden?

Grundsätzlich gibt es vier Möglichkeiten, um eine E-Rechnung im Standard XRechnung zu erstellen:

Sie nutzen Dienstleister und Rechnungsnetzwerke, d. h., Sie haben die Rechnungserstellung an externe Dienstleister ausgelagert.
Sie nutzen das Web-Portal der zentralen Rechnungseingangsplattformen des Bundes (ZRE), d. h., Sie erstellen eine Rechnung manuell und senden direkt aus dem Portal.
Ihr System bietet die Erstellung und/oder Übermittlung der E-Rechnung im Standard XRechnung (zukünftig) an. D. h., Sie können E-Rechnungen direkt aus Ihrer Buchhaltungssoftware generieren und im Idealfall auch senden. Viele Systeme beinhalten die Umwandlung einer Rechnung in den Standard XRechnung bereits.
Sie setzen die Erstellung einer E-Rechnung im Standard XRechnung in Ihren Systemen selbst um und entscheiden sich für einen Übertragungskanal. Sollte Ihr System über keine Funktion der Umwandlung in den Standard XRechnung verfügen, können Sie sich verschiedenster Programme anderer Dienstleister bedienen, die sich auf die Umwandlung von Rechnungsdatensätzen in XRechnung spezialisiert haben. Diese fungieren als Zwischenschritt zwischen der Erstellung einer Rechnung in Ihrer eigenen Buchhaltungssoftware und der Einreichung einer elektronischen Rechnung im Standard XRechnung bei der ZRE. Alternativ können Sie diese Schnittstelle selbst programmieren (lassen). Unterstützung für die technische Umsetzung des Standards XRechnung in Ihren Systemen können Sie auf den Webseiten der KoSIT erhalten.

Was ist eine elektronische Rechnung (E-Rechnung)?

Eine E-Rechnung im Sinne der EU-Norm ist keine eingescannte Papier- oder PDF-Rechnung, sondern eine in einem strukturierten Format ausgestellte Rechnung, die elektronisch übermittelt und empfangen wird sowie eine automatische Verarbeitung ohne Medienbrüche ermöglicht. Die E-Rechnung basiert auf einem XML-Datenformat, das in erster Linie der maschinellen Verarbeitung dient und sich nicht ohne Weiteres für eine manuelle Sichtprüfung eignet. Die elektronische Rechnungsstellung kann über verschiedene Standards bzw. Spezifikationen ermöglicht werden, darunter z. B. im Standard XRechnung (§ 3 E E-RechV).

Kann ich eine PDF als E‑Rechnung versenden?

Nein. Im Sinne der EU-Richtlinie 2014/55/EU handelt es sich bei der E-Rechnung um einen strukturierten Datensatz. Eine PDF-Datei ist unter diesen Anforderungen keine E-Rechnung.